מערכת הניהול הכספים של ועד עובדי תע"ש
המערכת שבנינו מסייעת לוועד עובדי תע"ש עם דיווחי שכר הקשורים לרכישה מרוכזת של תווי קניה, מנויים לתיאטראות וחדרי כושר, ניהול קופות חסכון והלוואות מוזלות ועוד. המערכת שנבנתה כוללת מחוללי דוחות וחיפוש מתקדמים ומשדרגת את תהליכי הניהול הארגוניים.
הפרויקט כלל פיתוח והטמעה של מערכת אינטגרטיבית שמכסה מספר תחומים:
- ניהול משתמשים
- ניהול קופות חסכון והלוואות
- ניהול מבצעים
- דיווח למערכת שכר
- ניהול תווי קניה
פיתוח המערכת כלל מספר אתגרים:
-
אינטגרציה בין מערכות קיימות:
ועד עובדי תע"ש הפעיל בעבר מערכות נפרדות לכל תחום – דבר שהוביל לפערי מידע, כפילויות וניהול לא יעיל.
-
דרישות בטיחות ואבטחת מידע:
מאחר והמערכת מטפלת בנתונים פיננסיים רגישים (כגון קופות חסכון והלוואות) ומידע אישי של עובדים, נדרש להבטיח הגנה ואבטחה מתקדמת.
-
התאמה לצרכי המשתמש:
המשתמשים במערכת (מנהלים ועובדים) דרשו ממשק נוח וידידותי, אשר יאפשר ביצוע פעולות במהירות וביעילות, גם ללא ידע טכני מתקדם.
-
דיווח ומעקב מדויק:
יש צורך לדווח בצורה אוטומטית ומדויקת למערכת השכר, תוך שמירה על עקביות הנתונים וקישוריות בין התחומים השונים.
הפתרון
הצוות הטכני ביצע ניתוח מעמיק של דרישות הוועד ושל תהליכי העבודה הקיימים, והחליט לפתח מערכת ניהול מאוחדת, עם מודולריות גבוהה, שתאפשר:
ניהול משתמשים:
-
מערכת הרשאות מתקדמת המבטיחה שכל משתמש יקבל את הגישה המתאימה לתפקידו.
-
ממשק ניהול ידידותי שמאפשר הוספה, עדכון ומחיקת משתמשים בצורה פשוטה ומהירה.
ניהול קופות חסכון והלוואות:
-
מנגנונים מתקדמים לניהול חשבונות העובדים, מעקב אחרי יתרות והלוואות.
-
דו"חות פיננסיים מפורטים המאפשרים ניתוח מצב כלכלי בזמן אמת.
ניהול מבצעים:
-
כלי שמרכז את כל המבצעים המיוחדים וההטבות לעובדים.
-
אפשרות לקביעת תנאים מותאמים אישית לכל מבצע, כולל ניהול תוקף ומעקב אחרי השפעת המבצעים.
דיווח למערכת שכר:
-
אינטגרציה עם מערכות השכר הקיימת (עובדים פעילים וגמלאים), כך שכל שינוי (כמו תוספת הטבות, ניכויים וכו') מתעדכן אוטומטית.
-
ייצור דו"חות תקופתיים המבטיחים שקיפות מול הנהלת השכר.
ניהול תווי קניה:
-
ניהול מלא של תווי קניה, החל מיצירתם ועד לניפוקם – הכול בממשק אחד.
-
מעקב אחרי שימוש בתווים ודיווח על ניצולם.
התוצאות
לאחר הטמעה שלקחה מספר שבועות, ועד עובדי תע"ש חווה כמה שיפורים בולטים:
-
ייעול תהליכים:
המערכת צמצמה כפילויות מידע והפכה את ניהול הנתונים ליעיל ומהיר יותר.
-
שיפור חווית המשתמש:
הממשק הידידותי תרם להפחתת הטעויות ולהגדלת השימוש בפונקציות השונות, מה שהביא לשביעות רצון גבוהה יותר בקרב המשתמשים.
-
דו"חות מדויקים ואוטומטיים:
האינטגרציה עם מערכת השכר הביאה לחיסכון בזמן ובהוצאות, והבטיחה דיווח מדויק ומעודכן.
-
מעקב פיננסי חכם:
ניהול קופות החיסכון וההלוואות בצורה ממוחשבת עזר למנהלים לקבל תמונה ברורה ואמינה של מצבם הכלכלי.
-
ניהול מבצעים יעיל:
המערכת אפשרה מעקב חכם אחרי מבצעים והטבות, דבר שהגביר את שביעות רצון העובדים והגביר את המעורבות.
לקחים שנלמדו והמלצות לעתיד
הפרויקט הביא עמו מספר לקחים חשובים:
-
שיתוף פעולה עם המשתמשים:
מעורבות מוקדמת של נציגי העובדים בתכנון ובבדיקות הייתה קריטית להצלחת המערכת.
-
חשיבות האינטגרציה:
חיבור חלק בין המודולים השונים (משתמשים, קופות חסכון, מבצעים, דיווח לשכר ותווי קניה) הבטיח זרימה רציפה של מידע וחיסכון משמעותי בזמן.
-
בדיקות ואבטחה:
השקעה באבטחת מידע סייעה להבטיח שהמערכת עונה על הדרישות הגבוהות של תחום הנתונים הפיננסיים בחברה בטחונית מובילה.
-
התאמה למשתמש:
התאמה אישית של הממשק וחוויית המשתמש בהתאם למשוב שהתקבל הוכיחה את עצמה כחשובה להצלחת הפרויקט.
