הפורטל הארגוני מספק גישה מאובטחת למידע מכל מחשב או מכשיר מובייל ומאפשר תצוגת מידע מותאמת אישית באמצעות portlets, שמאפשרים לכל גולש לראות עמוד המציג את אוסף הנתונים מהמערכות השונות בארגון עפ"י ההרשאות שיש לו.
אחד מסימני ההיכר של הפורטל הארגוני הוא ניהול הידע בארגון והתרומה לאחידות חלוקת המידע בארגון, כך שכל העובדים בעלי ההרשאה צופים בדיוק אותו התוכן המעודכן בפורטל.
ואכן, בסקר שנעשה בקרב 300 מנהלי IT של חברות קטנות ובינוניות לאחרונה, למעלה מ- 60% ציינו כי בארגון שלהם כבר קיים פורטל ארגוני, וכ - 25% ציינו כי הם יטמיעו פורטל ארגוני בשנתיים הקרובות.
מה הופך את הפורטל הארגוני לפופולארי כל כך?
פורטל ארגוני הפך להיות כלי תוכנה פופולרי בסוף שנות ה-90 ותחילת שנות ה-2000 כתוצאה ממספר גורמים, כולל התקדמות הטכנולוגיה וצרכים עסקיים משתנים.
ישנם כמה גורמים שהופכים את הפורטל הארגוני לכלי כל כך פופולארי:
- ריכוז מידע: פורטל ארגוני מספק אזור עבודה מרכזי המציג גישה לחדשות, מסמכים ומשאבים אחרים של החברה. זה מקל על העובדים למצוא את המידע שהם צריכים, ללא צורך בחיפוש במספר מערכות או ליצור קשר עם מחלקות שונות.
- תהליכים עסקיים יעילים: פורטל ארגוני מעוצב היטב יכול לייעל תהליכים עסקיים, על ידי מתן גישה לעובדים ליכולות שירות עצמי, כגון טפסים מקוונים, ועל ידי אוטומציה של משימות שגרתיות כגון רכש או דיווח הוצאות. זה יכול להוביל להגברת היעילות והפרודוקטיביות, כמו גם לחסכון בעלויות.
- שיתוף פעולה: פורטל ארגוני יכול להקל על תקשורת ושיתוף פעולה בין העובדים, ללא קשר למיקומם הפיזי. זה חשוב במיוחד עבור ארגונים עם צוותים מפוזרים גיאוגרפית או עובדים מרוחקים.
- התאמה אישית: ניתן להתאים את הפורטל הארגוני בהתאם לצרכים הספציפיים של הארגון ועובדיו. זה כולל התאמה אישית של תוכן ותכונות המבוססות על פרופילי משתמש בודדים, כמו גם אינטגרציה עם מערכות ארגוניות אחרות.
- אבטחה: פורטל ארגוני כולל בדרך כלל תכונות אבטחה חזקות, כגון אימות והרשאה של משתמשים, הצפנה ובקרות גישה, כדי להגן על מידע רגיש ולהבטיח ציות לרגולציה.
- פורטלים ארגוניים הפכו פופולריים מכיוון שהם מספקים פלטפורמה מרכזית, הניתנת להתאמה אישית ומאובטחת לעובדים לגשת למידע, לשתף פעולה ולבצע משימות עסקיות, מה שמוביל בסופו של דבר להגברת היעילות, הפרודוקטיביות וחיסכון בעלויות.
פורטל ארגוני ממלא תפקיד כפול בארגון, הן ככלי תקשורת וגם ככלי עבודה .
ככלי תקשורת, פורטל ארגוני משמש להפצת חדשות ומידע על החברה, כמו גם להקל על התקשורת ושיתוף הפעולה בין העובדים. הפורטל משמש לשיתוף מסמכים, קבצים ומשאבים אחרים, וכן מספק גישה לספריות הידע של החברה, לספר הטלפונים הארגוני.
ככלי עבודה , ניתן להשתמש בפורטל ארגוני לייעול ואוטומציה של תהליכים עסקיים, כגון רכש, ניהול מלאי ודיווח הוצאות. זה מאפשר לעובדים יכולות שירות עצמי, כגון היכולת לעדכן מידע אישי, לבקש חופשה או להציג תלושי שכר.
בנוסף לשני התפקידים העיקריים הללו, פורטל ארגוני יכול לשמש גם פלטפורמה למעורבות ופיתוח עובדים. זה יכול לשמש להעברת תוכניות הכשרה ופיתוח, כמו גם כדי לספק גישה למשאבי פיתוח קריירה והזדמנויות עבודה בתוך החברה.
התפקיד הכפול של פורטל ארגוני יכול לעזור לארגונים לשפר את התקשורת ושיתוף הפעולה, לייעל תהליכים עסקיים ולתמוך במעורבות ופיתוח עובדים, מה שיוביל בסופו של דבר להגברת הפרודוקטיביות והרווחיות.
.
ה ROI של פורטל ארגוני
קשה לכמת את ה-ROI (Return on Investment) של פורטל ארגוני, מכיוון שהוא תלוי במגוון גורמים, כגון גודל הארגון, היקף הפורטל והיעדים העסקיים הספציפיים שהוא נועד לתמוך בו. . עם זאת, ישנן מספר דרכים שבהן ניתן למדוד את החזר ה-ROI של פורטל ארגוני:
פרודוקטיביות מוגברת: פורטל ארגוני מעוצב היטב יכול לעזור לעובדים לעבוד בצורה יעילה יותר, על ידי ייעול ואוטומציה של תהליכים עסקיים, ומתן גישה קלה למידע ומשאבים. זה יכול להוביל להגדלת הפרודוקטיביות ולחסכון בעלויות, שניתן לכמת במונחים של עלויות עבודה מופחתות או עלייה בהכנסות.
שיתוף פעולה משופר: פורטל ארגוני יכול להקל על תקשורת ושיתוף פעולה בין העובדים, להפחית את הזמן והעלות הקשורים לשיטות תקשורת מסורתיות, כגון פגישות או שיחות טלפון. זה יכול גם להוביל להגברת הפרודוקטיביות ולחסכון בעלויות.
תחלופה מופחתת של עובדים: פורטל ארגוני המספק לעובדים גישה למשאבי פיתוח קריירה, הזדמנויות עבודה ותוכניות הכשרה יכול לעזור להגביר את מעורבות העובדים ושביעות הרצון מהעבודה, ולהפחית את העלות של תחלופת עובדים וגיוס עובדים.
שביעות רצון משופרת של הלקוחות: פורטל ארגוני המספק ללקוחות גישה נוחה למידע, כגון קטלוגים של מוצרים או משאבי תמיכה, יכול להוביל להגברת שביעות רצון ונאמנות הלקוחות, וכתוצאה מכך להגדלת ההכנסות ונתח השוק.
עלויות IT מופחתות: פורטל ארגוני המרכז מידע ומשאבים יכול להוזיל את העלות של תחזוקת מערכות IT מרובות, וכתוצאה מכך לחסכון בעלויות ולשיפור היעילות.
החזר ה-ROI של פורטל ארגוני תלוי ביעדים העסקיים הספציפיים שהוא נועד לתמוך בו, ובמדדים המשמשים למדידת הצלחתו. עם זאת, על ידי התמקדות בפרודוקטיביות מוגברת, שיפור שיתוף הפעולה, הפחתת תחלופת עובדים, שיפור שביעות רצון הלקוחות והפחתת עלויות IT, ארגונים יכולים לפתח גישה מקיפה למדידת ה-ROI של הפורטל הארגוני שלהם.
התכונות העיקריות הנדרשות מפורטל ארגוני:
- Single Sign-On (SSO): SSO מאפשר למשתמשים להיכנס לפורטל ארגוני פעם אחת ולגשת לכל הישומים והמשאבים המורשים להזין מספר שמות משתמש וסיסמאות. זוהי תכונה מאד נפוצה וקלה ליישום למשתמשי פלטפורמת AZUR.
- התאמה אישית: יכולת להתאים את הפורטל הארגוני לצרכים הספציפיים של כל משתמש..
- ניהול תוכן: מערכת ניהול תוכן חזקה המאפשרת למנהלי מערכת ניהול ולפרסם תוכן בפורטל ארגוני, כולל חדשות, מסמכים ומשאבי מולטימדיה.
- שיתוף פעולה: תכונות האפשרויות לעובדים שיתוף פעולה, בין פורומי דיונים, כלים לרשתות חברתיות והעברת הודעות.
- אוטומציה של תהליכים עסקיים: לבצע ביצוע אוטומציה של משימות שגרתיות של רכש, דיווחים על ובקשות לחופשה.
- אנליטיקה: כלי סטטיסטיקה וניתוח של התנהגות המשתמשים בפורטל הארגוני והבנת התכנים שהם ניגשים אליהם דרך הפורטל.
- תמיכה במובייל : מאפשרת לעובדים להשאר מחוברים לפורטל ארגוני מכל מקום.
- אבטחה: תכונות אבטחה הצפנה ובקרות גישה שמאפשרות הגנה על מידע רגיש.
לחלוק